Dixitalización da contratación pública: guía para concellos

1. O estado actual: papel, PDF e correos electrónicos en concellos pequenos

En moitos concellos de menos de 20.000 habitantes a realidade cotiá da contratación é que o técnico descarga un modelo Word dun cartafol de rede, adáptao a man ao novo expediente, convérteo a PDF, asínao con certificado, sóbeo á PLACSP e manda un correo ao interventor. Se o contratista ten dúbidas, chama por teléfono. Se hai que fiscalizar, imprímese.

Este modelo híbrido cumpre na superficie a obrigación de licitación electrónica, pero deixa fóra unha parte moi grande do expediente: a memoria xustificativa, os informes internos, as observacións do interventor, as consultas a servizos municipais, as adxudicacións parciais e o seguimento do contrato despois da sinatura. Todo iso vive en correos, cartafoles compartidos e caixóns.

A consecuencia coñecida por calquera secretario de concello: cando chega unha auditoría ou un reparo, reconstruír o expediente completo leva horas ou días, e parte do rastro non aparece. Dixitalizar a contratación é, antes que calquera outra cousa, facer que ese expediente exista nun único sitio trazable.

2. A normativa que obriga a dixitalizar

A base normativa da dixitalización obrigatoria vén de tres leis. A Lei 39/2015 regula o procedemento administrativo común e impón o expediente electrónico como modo ordinario de tramitación. A Lei 40/2015 fixa o funcionamento electrónico do sector público, a interoperabilidade e as sedes electrónicas. E a LCSP 9/2017 esixe licitación integramente electrónica para todos os procedementos excepto casos taxados (artigo 347).

A esta base súmanse o Esquema Nacional de Interoperabilidade (RD 4/2010) e o Esquema Nacional de Seguridade (RD 311/2022), que marcan como deben comunicarse os sistemas e que niveis de seguridade deben ter os que manexan información administrativa.

3. PLACSP: o que dixitaliza e o que non

A Plataforma de Contratación do Sector Público, xestionada polo Ministerio de Facenda, é gratuíta para as entidades locais e cobre ben a parte pública do proceso: publicación do anuncio, presentación electrónica de ofertas polo licitador, apertura de sobres, publicación da adxudicación e do contrato formalizado. O seu uso é obrigatorio para a publicidade de licitacións.

O que a PLACSP non fai: non redacta o prego, non xera a memoria, non xestiona a fiscalización interna, non garda as observacións do xefe de servizo, non permite integrar os informes técnicos, non fai seguimento da execución nin controla a facturación asociada ao contrato.

É unha capa de publicidade e licitación, non unha plataforma de xestión do expediente. Quen di «xa estamos dixitalizados porque usamos a PLACSP» está confundindo un dos elos con toda a cadea.

4. Plataformas integrais: Plyca, Vortal, Gestiona, Pixelware

Para cubrir o que a PLACSP non cobre, o mercado español ten varias plataformas de xestión integral do expediente de contratación. Non son intercambiables; cada unha ten un perfil de cliente natural.

Plyca: desenvolvemento histórico de Nexus IT, implantado en moitas entidades locais e algunhas comunidades autónomas. Cobre todo o ciclo desde a memoria ata a sinatura do contrato, con integración directa coa PLACSP.

Vortal: plataforma de orixe portuguesa con presenza importante na Administración Xeral do Estado e concellos grandes. O seu punto forte é a xestión multiorganismo e a parte de licitador.

Gestiona (espublico): módulo de contratación dentro da suite de administración electrónica máis estendida en concellos pequenos e medianos, con integración nativa co resto do expediente administrativo do ente.

Pixelware: plataforma con forte compoñente de integración coa PLACSP e sistemas de sinatura, utilizada por varios ministerios e comunidades autónomas. Tamén dispoñible para entidades locais.

5. A capa IA: que resolve que as plataformas tradicionais non

As plataformas do apartado anterior dixitalizan o fluxo: conseguen que o expediente viaxe entre os distintos actores sen papel e sen correos. Pero non axudan o técnico coa parte máis custosa do seu traballo, que é redactar o prego. Unha plataforma integral dáche un editor Word dentro do navegador; un asistente de IA xera o borrador a partir do histórico documental do propio concello.

A capa de IA, tipicamente baseada nun sistema RAG, implántase encima da plataforma de xestión existente. Non a substitúe: engádelle unha función que hoxe non ten. O técnico redacta máis rápido e con máis coherencia, e o sistema pode validar contra a normativa vixente antes da publicación.

6. Folla de ruta para un concello de 5.000 a 50.000 habitantes

Non todos os concellos parten do mesmo sitio. Unha folla de ruta realista apóiase en tres fases secuenciais, non paralelas. Saltar a orde produce frustración e proxectos abandonados.

Fase 1 — Expediente electrónico base. Se o concello aínda tramita en papel, o primeiro paso é implantar unha plataforma de administración electrónica (Gestiona ou equivalente) co seu módulo de contratación. Nesta fase o obxectivo é que exista un expediente único e trazable, non que sexa eficiente.

Fase 2 — Integración con PLACSP e fiscalización electrónica. Unha vez consolidada a plataforma interna, configúrase a integración bidireccional coa PLACSP e dixitalízase o circuíto de fiscalización e sinatura electrónica co interventor e a secretaría.

Fase 3 — Capa de IA. Cando o expediente electrónico é unha realidade operativa e o histórico documental dos últimos anos está indexable, incorpórase o asistente de IA para redacción e validación. Empezar por aquí sen ter as dúas fases previas resoltas dá resultados pobres.

7. Custo real: orzamento, formación e impacto no cadro de persoal

O custo de dixitalizar non é só a licenza do software. Hai tres partidas que adoitan infravalorarse nos pregos de contratación do propio proxecto: consultoría de configuración inicial, migración do histórico documental e formación real aos usuarios finais.

A formación é crítica e adoita ser o primeiro que se recorta. Un secretario, dous técnicos e o interventor necesitan entre 15 e 30 horas de formación práctica distribuídas en varias semanas, con acompañamento nos primeiros expedientes reais. Sen ese acompañamento, a plataforma convértese nun repositorio de PDF e a xente volve traballar en local.

O impacto no cadro de persoal é positivo pero diferido. Durante os primeiros tres ou seis meses o ritmo de tramitación baixa porque hai que aprender o sistema. A partir do segundo semestre, a produtividade supera o modelo anterior e, sobre todo, mellora a trazabilidade fronte a auditorías.

8. Financiamento: fondos MRR e subvencións para dixitalización local

Desde 2021 o Mecanismo de Recuperación e Resiliencia (MRR), dentro de NextGenerationEU, foi a fonte principal de financiamento para a dixitalización de entidades locais en España. As convocatorias canalízanse mediante o Ministerio de Política Territorial, a Secretaría de Estado de Dixitalización e as deputacións provinciais, que moitas veces actúan como portelo para os concellos da súa demarcación.

Os proxectos financiables inclúen plataformas de administración electrónica, integracións coa PLACSP, dixitalización de arquivo histórico e, nas últimas convocatorias, solucións de intelixencia artificial aplicada á xestión administrativa. As porcentaxes de cofinanciamento e os topes por proxecto cambian cada ano, polo que é imprescindible consultar a convocatoria vixente antes de orzar.

9. Erros frecuentes en proxectos de dixitalización municipal

Despois de anos vendo proxectos de dixitalización en entidades locais, os patróns de fracaso repítense. Convén coñecelos antes de redactar o prego.

Contratar software sen equipo de gobernanza interno. Un proxecto de dixitalización sen un responsable funcional na casa convértese nunha lista interminable de incidencias co provedor. Necesitas unha persoa (secretario, técnico, interventor) que dedique tempo protexido ao proxecto.

Empezar pola parte máis vistosa. Algúns concellos intentaron implantar IA sen ter o expediente electrónico básico resolto. O resultado é un asistente que non ten histórico do que aprender e que non se integra co fluxo de traballo real.

Formación insuficiente ou concentrada. Dúas xornadas de formación ao inicio do proxecto non son suficientes. A formación debe distribuírse no tempo e acompañar os primeiros expedientes reais, con soporte accesible cando aparecen dúbidas.

Ignorar o arquivo histórico. Se non se migra ou se indexa o histórico, o sistema empeza baleiro e tarda anos en acumular masa crítica. En contratación, onde o valor dos modelos está na reutilización, isto é especialmente crítico.

10. Como medir o éxito (KPI reais)

Un proxecto de dixitalización sen métricas acaba sendo avaliado pola sensación subxectiva do equipo, que tende a ser negativa nos primeiros meses polo custo de aprendizaxe. Para non perder o proxecto nesa fase crítica convén fixar indicadores claros desde o inicio.

A capa de IA intégrase cando as fases previas están consolidadas. Podes ver como encaixa LicitadIA cunha plataforma de xestión existente na descrición da solución e en como funciona o fluxo de traballo completo.

Se estás valorando incorporar IA ao proxecto de dixitalización do teu concello ou da túa deputación, o habitual é arrancar cunha conversa breve sobre o punto de partida concreto. Podes solicitar unha demo gratuíta ou unha chamada de exploración.

Preguntas frecuentes